【2021年版】Gmailでメールのテンプレート[定型文]を作成する方法 – メール作成が楽になる!

メールの返信、特に仕事関係のメールだと時間をかけて書きますよね。

気がついたら1通のメールを書くのに30分もかけてた…なんて方も多くいらっしゃいます。

文章どうしようかな?この言い回しでよかったっけ…?と頭を悩ませてしまう時間はテンプレート[定型文]を作っておけば格段に減らすことができます

しかも、複数の定型文を設定できるので、相手方やメールの内容によって使い分けることができます

実際の画面を使いながら解説しますので、いっしょにやってみましょう!

目次

これを読むとできること

  • Gmailにテンプレート[定型文]を設定
  • テンプレートを使ってメールを作成する

Gmailに返信定型文を設定する方法

1.テンプレートの使用を有効にする

手順1 「歯車」アイコンをクリック

Gmailの画面右上にある「歯車」アイコンをクリックします。

手順2「すべての設定を表示」をクリック

クイック設定の下にある「すべての設定を表示」をクリックします。

手順3「詳細」タブに切り替える

タブの一覧の中から「詳細」をクリックします。

手順4 テンプレ―ト「有効にする」

テンプレートの「有効にする」をクリックします。

変更を保存」をクリックして、テンプレートの有効化は完了です!

2.テンプレートを作成する

手順1 メールの新規作成画面を開く

Gmailの画面の左上にある「作成」をクリックし、新規作成画面を表示します。

手順2 「その他のオプション」をクリック

テンプレートにしたいメールの本文を入力します。

入力したら、右下の「その他のオプション(縦三つの点マーク)」をクリックします。

手順3「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」

出てきたPOPの中から順に、

  1. テンプレート
  2. 下書きをテンプレートとして保存
  3. 新しいテンプレートとして保存

手順4 新しいテンプレート名の入力

新しいテンプレート名を入力します。

テンプレートを使用した際には、メールの件名に自動入力される(修正可)ので、それを意識して名前を付けるのがいいと思います!

入力出来たら「保存」をクリックします。

テンプレート作成のために開いたメールは、閉じて構いません。

テンプレートの使い方

作ったテンプレートがどんな風に使えるのか気になりますよね!

やってみましょう!

手順1 メール作成画面へ

新規作成でも、返信でもどちらでもOKです。

手順2「その他のオプション」をクリック

右下の「その他のオプション(縦三つの点マーク)」をクリックします。

手順3 「テンプレート」→テンプレートを選択

出てきたPOPの中から順に、

  1. テンプレート
  2. 使いたいテンプレート名をクリック

すると、件名にテンプレート名本文にテンプレートが入力されました!

あとは、○○の箇所を書き換えて、新規メールであれば宛先を入力するだけで、あっという間に送信できてしまいます!

まとめ

いかがでしたか?

今から使うのが楽しみになりましたね♪

定型文があることでメールの返信が楽になることと思います!

最後までお読みいただきありがとうございます。

少しでもお役に立てれば幸いです。

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