Googleスプレッドシートは、共同編集できるところが魅力ですよね。
いざ始めてみると、出来上がったのは「各々のやり方で煩雑に入力されたシート」なんてことありますよね。
プルダウンを使えば、入力内容をコントロールできるようになります。
今すぐあなたのスプレッドシートにも設置できるように分かりやすく解説します！
プルダウンの設置方法
今回は2種類の設置方法を紹介します。
使い分けは以下の表をみて決めてくださいね。
- チェック選択肢が5つ以上ある
- チェック選択肢を追加したり、削除する可能性がある
どちらにも当てはまらない → ①リスト(選択肢)を直接指定
どちらか1つでも当てはまる → ②リスト(選択肢)を範囲で指定
①リスト(選択肢)を直接指定
手順1 設置する範囲を選択
設置する範囲をマウスをドラッグして選択します。
手順2 右クリック→条件付き書式
選択した範囲(青くなったセル)の上で右クリックします。
次に、一番下にある「データの入力規則」をクリックします。
手順3 「範囲または数式を入力」にカンマを入れながら入力
入力する前に、条件の右隣の「リストを範囲で指定」となっているところを、「リストを直接指定」に切り替えます。
カンマを入れながら、選択肢を入力します。
入力が終わったら「保存」をクリックします。
【確認】指定したセルをクリックして、プルダウンが出てきたら完了です。
②リスト(選択肢)を範囲で指定
今回は例として、「使用部署にプルダウンを設置する」とします。
手順1 新しいシートに選択肢を書き出す
左下の「＋」マークをクリックして新しいシートを追加します。
「シート2」が追加されました。分かりやすいようにシートの名前を「設定」にしておきます。
シート２の上で右クリック→「名前を変更」です。
「設定」シートに、選択肢を列挙します。
手順2 右クリック→条件付き書式
選択した範囲(青くなったセル)の上で右クリックします。
次に、一番下にある「データの入力規則」をクリックします。
手順3 選択肢の範囲を指定
シートを設定に切り替えて、選択肢の範囲を確認します。
今回は、今後部署や支店が増える可能性を考慮して、B列は使用部署の選択肢専用列とします。
B16以降は空欄ですが、今後追加するかもしれないので今のうちから範囲に入れておくと、選択肢を追加をするだけでプルダウンに表示されるので便利です。
「リストを範囲で指定」の右隣に、「=’設定’!$B3:$B1000」と入力します。
↑コピペして、自身のシートの名前や範囲に書き換えると楽ですよ。
最後に保存をクリックして、プルダウン設置完了です。
プルダウンを解除する方法
設置したプルダウンは簡単に解除することができます。
手順1 解除したい範囲を選択→「右クリック」→「データの入力規則」
手順2 「入力規則を削除」
「入力規則を削除」をクリックして、解除完了です。
まとめ
いかがでしたか？
プルダウンは設置しておくと作業の効率が上がりますのでどんどん活用していきましょう！
最後までお読みいただきありがとうございました。
少しでも参考になれば幸いです。
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